Ondernemen is het leukste wat er is! Maar één onderdeel blijft toch altijd een dingetje: de boekhouding.. En tja, die hoort er helaas ook bij als je gaat freelancen. Maar echt, zodra je er eenmaal de goede tools en handigheid in hebt gevonden dan valt het alles mee! Én kun je er hier en daar ook nog een voordeeltje mee behalen. Want wist je dat je als ondernemer over het algemeen minder inkomstenbelasting betaalt dan bij hetzelfde salaris in loondienst? In dit artikel geven we je 8 tips voor jouw boekhouding.
Tip 1: Start direct met een boekhoudprogramma
Hoe laagdrempelig en goedkoop het ook is: ga niet lopen klungelen met je administratie in Excel. Het is niet alleen heel tijdrovend, het is ook enorm foutgevoelig. Kies vanaf de start van je onderneming voor een goed boekhoudprogramma. Je hebt dan direct structuur en inzicht, je maakt super snel professionele facturen, bewaart je bonnetjes digitaal én voorkomt veel onnodige fouten. En wie weet valt er zelfs wel het een en ander te automatiseren, waardoor de boekhouding jou nóg minder tijd hoeft te kosten. Als je eenmaal gestart bent in een boekhoudprogramma, wil je nooit meer terug!
Tip 2: Bedenk of je al kosten had gemaakt voor de start
Het kan natuurlijk zo zijn dat jij voor de daadwerkelijke start van jouw bedrijf al kosten had gemaakt. Bijvoorbeeld omdat je eerste een marktonderzoek hebt gedaan om je aanbod of expertise aan te scherpen. Dit noem je ook wel aanloopkosten. En het fijne is, je mag nog tot 5 jaar voor de start van jouw onderneming deze kosten in je administratie meenemen! Je moet dan natuurlijk wel kunnen aantonen dat je deze kosten ook echt in het belang van jouw onderneming hebt gemaakt.
Tip 3: Houd je uren bij voor het urencriterium
Het urencriterium wordt vaak onderschat, en dat is zonde! Deze regeling houdt onder andere in dat je jaarlijks minstens 1225 uur aan je onderneming besteedt, gemiddeld 3 dagen in de week. Dat hoeven niet alleen declarabele uren te zijn. Vergeet bijvoorbeeld ook niet de uren die je besteedt aan reistijd, marketing, (zakelijke) social media en kennisontwikkeling. Als je aan het urencriterium voldoet dan heb je daarmee mogelijk recht op verschillende aftrekposten in de inkomstenbelasting. En dat kan je tot wel duizenden euro’s belasting per jaar besparen! Echt de moeite waard dus. Je moet wel kunnen aantonen dat je deze uren ook hebt gemaakt, dus houd dat goed bij.
Tip 4: Registreer je kilometers, ook van de fiets!
Moet je reizen voor je werkzaamheden? Vergeet dit dan niet op te nemen in je administratie. Voor bijvoorbeeld je auto kun je kiezen om deze op de zaak te zetten, al is dat in heel veel gevallen niet per se gunstig vanwege de bijtelling. Maar ook wanneer je geen auto op de zaak hebt staan kun je hier iets mee in je administratie. Je mag namelijk €0,19 per kilometer als theoretische kosten (zonder btw) in de boekhouding zetten. Dat drukt de winst, wat er weer voor zorgt dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Houd je kilometers dus wel bij zodat je dit kunt aantonen. En wist je dat je dit ook mag doen voor je fietskilometers? Dan wordt je duurzame ritje ook nog extra economisch voordelig!
Tip 5: Zorg voor meerdere opdrachtgevers
Beginnen met één opdrachtgever is helemaal niet erg. Maar één van de criteria om ondernemer te zijn voor de inkomstenbelasting is dat je meerdere opdrachtgevers moet hebben. Je moet dus op termijn op zijn minst streven naar meerdere opdrachtgevers. Ga dus regelmatig op gesprek bij recruiters en bedrijven, en zorg dat je dit documenteert. Ook kun je de modelovereenkomsten van de Belastingdienst gebruiken om de relatie tussen jou en je werkgever duidelijk te maken. Houd in elk geval in de gaten dat je niet te maken krijgt met schijnzelfstandigheid.
Tip 6: Nieuwe laptop of telefoon nodig? Verdiep je in de KIA!
Ben je van plan om een investering te doen? Verdiep je dan eens in de KIA, oftewel de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (goed Galgje woord!). Als je in een kalenderjaar namelijk voor meer dan €2400 investeert, dan heb je recht op een extra voordelen. Investeringen moeten in dat geval bedrijfsmiddelen zijn die meer dan €450 (excl. btw) hebben gekost en langer dan één jaar meegaan. Denk aan zaken als een nieuwe laptop, telefoon of camera. Het kan dus verstandig zijn om aankopen niet jaarlijks te spreiden, maar te bundelen in 1 jaar.
Tip 7: Denk na over pensioen en AOV
Pensioen en arbeidsongeschiktheid, wat heeft dat nou met je boekhouding te maken? Nou, toch best wat! Het zijn van die typische onderwerpen die veel worden uitgesteld. Maar wist je dat je met het investeren in pensioen of een arbeidsongeschiktheidsverzekering ook een fiscaal voordeel kunt krijgen? Ondanks dat beide geen zakelijke uitgaven zijn, kun je ze wel opnemen in de inkomstenbelasting. En naast dat je investeert in de toekomst en/of je jezelf indekt voor risico’s, levert het je dus ook een belastingvoordeel op!
Tip 8: Laat je inkomstenbelasting opstellen door een boekhouder
Zijn al die belastingtermen en -regels niet jouw ding? Begin dan ook niet zelf aan je inkomstenbelasting. Waar je inkomstenbelasting als particulier nog voornamelijk een kwestie is van controleren en indienen, is de aangifte als ondernemer een stuk complexer. Je moet onder andere een balans en winst- en verliesrekening indienen. Zonder financiële achtergrond is dat best even pittig. En het vervelende is: als dit niet klopt dan werkt dit ook door in de toekomstige jaren. Zonde als je achteraf nog van alles moet corrigeren! Je kunt jezelf beter stress en extra kosten van correcties besparen, en het direct uitbesteden aan een boekhouder.
Over Nikkie: Nikkie den Dekker is co-founder van Paperdork, een moderne boekhoudoplossing. Met de combinatie van een innovatief boekhoudprogramma + vaste ‘cijferbaas’ hoef jij je om de administratie niet meer druk te maken. Je scant super simpel je bonnetjes, stelt je eigen doelen en maakt facturen in de app. Jouw cijferbaas kijkt met je mee en geeft tips en advies, doet al jouw aangiftes én je kunt er met al je vragen terecht. Benieuwd of Paperdork wat voor jou is? Je kunt een gratis demo inplannen om een kijkje te krijgen in de app, en kennis te maken met je (misschien wel toekomstige) cijferbaas.
