In onze vorige blog gaf ik je tips over wat je moet doen als een opdrachtgever niet betaalt. Onder andere gaf ik daarin aan dat het belangrijk is om duidelijke afspraken te maken met je opdrachtgever over je factuur en betalingsregelingen en dat het heel belangrijk is dat jouw factuur voldoet aan alle eisen. Om je een concreet beeld te geven over hoe een goede factuur eruit ziet en aan welke eisen deze moet voldoen, som ik in deze blog de gegevens op die in een factuur verwerkt moeten zitten. En vertel ik je waarom het belangrijk is om deze facturen te bewaren.
Het is niet alleen handig voor jezelf als freelancer om de factuur op orde te hebben, maar voor de Belastingdienst en de opdrachtgever is dit ook van belang. Een factuur is pas rechtsgeldig als deze aan een aantal wettelijke eisen voldoet. Is de factuur niet rechtsgeldig, dan kan de opdrachtgever bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek.
Aan welke criteria moet een factuur aan voldoen?
Dit zijn de gegevens die op jouw factuur moeten staan:
- Jouw kvk-nummer;
- het factuurnummer;
- jouw volledige naam en adres;
- jouw btw-nummer;
- de naam van de opdrachtgever of ontvanger;
- het adres van de opdrachtgever;
- de datum van uitreiking van de factuur
- een opeenvolgend nummer
- de hoeveelheid van de diensten die je hebt geleverd
- de datum van vooruitbetaling en/of de datum waarop de diensten zijn geleverd
- het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
- het btw-tarief dat je in rekening brengt
- het totale btw-bedrag (omzetbelasting)
Tip: Zorg ervoor dat jij dit lijstje ergens noteert of opslaat! Zo vergeet je nooit een onderdeel tijdens het opstellen van een factuur.
Vergeet ook niet altijd je IBAN te vermelden. Iedereen binnen Europa betaalt namelijk via deze manier ;-).
Hoe maak je een factuur op?
Nu je weet welke gegevens de factuur moet bevatten, is het wel fijn om een blik te werpen op de opmaak van de factuur. Hier zitten geen vaste regels aan verbonden, maar het is wel handig om deze gegevens overzichtelijk en inzichtelijk te maken.
Je zou hierbij kunnen denken aan:
- Je eigen gegevens rechts
- Gegevens van de ontvanger links
- Het gebruik maken van een tabel, zodat het voor de ontvanger overzichtelijk blijft.
Benieuwd naar een voorbeeld van een factuur en hoe de opmaak eruit zou kunnen zien? Hieronder geef ik je een voorbeeld van een factuur opgemaakt door freelancer (uiteraard zijn de gegevens fictief).
Het opstellen van een factuur
Nu je weet hoe je als freelancer heel eenvoudig een factuur kan opstellen, is het ook wel handig om te weten wanneer je een factuur uitreikt. Hier zitten namelijk wel weer regels aan verbonden. De Belastingdienst heeft hier de volgende regels voor opgesteld. Het is belangrijk dat je altijd een factuur opmaakt voor álle diensten die je aan de opdrachtgevers levert. Hierbij kan je denken aan diensten zoals een volledige opdracht of dienst in opdracht uitvoeren, maar ook een klusje die je af en toe uitvoert voor iemand zoals het repareren van een laptop. Daarnaast zijn er de volgende regels:
- Heb je een vooruitbetaling gekregen op basis van levering van diensten? Dan is het handig dat je zo snel mogelijk naderhand een factuur uitreikt. De opdrachtgever heeft namelijk dan nog een betalingstermijn van 30 dagen. Dit hoeft niet wanneer je pas al je werkt hebt uitgevoerd, maar kan ook tussentijds. Zodra je het hebt ontvangen is het het verstandigst om direct een factuur uit te reiken.
- Daarnaast is het van belang dat je uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd de factuur uitreikt. Dit heeft de Belastingdienst namelijk verplicht gesteld en dit is ook van belang om jouw factuur geldig te laten verklaren ;-).
Hoe reik ik een factuur uit?
Tegenwoordig zijn elektronische verstuurde facturen net zo officieel en hebben ze dezelfde status als facturen die per post verstuurd zijn. Deze digitale facturen kan je via de e-mail versturen. Je mag deze in een pdf, Word- of Excel document versturen.
Tip: Verstuur de factuur in pdf zodat de opdrachtgever of ontvanger er niets aan kan veranderen.
Bewaar je facturen!
Het is belangrijk dat je elke factuur die je ontvangt of hebt uitgereikt bewaart in je administratie. Dit ben je namelijk verplicht (belastingdienst). Zij moeten de facturen kunnen controleren wanneer zij een belastingcontrole willen uitvoeren. Het is belangrijk om de facturen te bewaren in de vorm waarin je deze hebt ontvangen of hebt uitgereikt. Dit betekent dat je digitale facturen dus niet hoeft af te drukken, maar digitaal kan opslaan. Deze digitale én niet-digitale facturen bewaar je minimaal 7 jaar.
Het is wel mogelijk om niet-digitale facturen of bonnetjes te scannen, om ze vervolgens digitaal te bewaren. Je moet er dan wel voor zorgen dat het een volledige weergave is van de originele versie. Bevat de factuur bepaalde echtheidskenmerken? Zorg dan ook voor dat je deze met de kenmerken opslaat. Heb je dit op de juiste manier ingescand en digitale opgeslagen? Dan hoef je de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren.
Administratie- en boekhoudtools
Er zijn verschillende online administratie- en boekhoudtools voor freelancers, die je hierbij kunnen helpen, zodat je tijd bespaart. Zo heb je bijvoorbeeld met WeFact een handig overzicht van je administratie. Je kunt het daarnaast ook koppelen aan je webwinkel, urenregistratie of werkbonnen applicatie. Handig als je je tijd vooral wilt besteden aan ondernemen en weinig tijd kwijt wilt zijn aan je administratie. Je kunt er ook voor kiezen om een freelance boekhouder in te huren.
Meest gemaakte fouten op facturen
Tot slot is het natuurlijk belangrijk om geen fouten te maken in je factuur. Dit zorgt er immers voor dat jouw factuur ongeldig kan worden verklaard en is bovendien ook niet erg netjes naar de opdrachtgever toe. Wij hebben de meest voorkomende fouten op facturen voor je op een rijtje gezet:
- Het vergeten van factuurnummers, Kvk-nummers of BTW-nummers
- Verkeerde adresgegevens
- Verkeerd of vergeten IBAN-nummer
- Verkeerde BTW bedragen
- Verkeerde omschrijving van dienst of opdracht.
Let op: Schrijf je een factuur verkeerd uit, dan loop je kans om een boete te krijgen van maximaal €4.920,-.
Heb jij aanvullingen of heb je tips voor mede-freelancers om gemakkelijk een factuur op te stellen? Laat het mij dan weten door een mail te sturen naar [email protected].
Ben jij op zoek naar een freelance financier? Neem dan hier eens kijkje!
