Voor en door freelancers. Freelancer Thom Stam deelt zijn tips om stressvrij door de belastingaangifte heen te komen. 

Elke ondernemer krijgt ermee te maken: belastingen. Complexe zaken die je het liefst helemaal uitbesteedt, maar wat als je graag zelf de regie in handen houdt? In deze blog leg ik uit hoe je zelf de regie houdt, hoe ik als Reizende Boekhouder mijn klanten begeleid in het aangifteproces en hoe ik zelf stressvrij aangiftes indien. Met als afsluiter 4 handige tips voor wanneer je helemaal zelf je belastingaangifte doet.

Structuur – Regelmaat – Hulp

Breng structuur aan

Heel eerlijk, deze tip is wel een beetje een open deur, maar toch blijf ik het herhalen: breng structuur aan. Een administratie bijhouden is niet complex, een aangifte invullen ook niet. Het gebrek aan overzicht zorgt voor een bepaalde complexiteit. Begin daarom met een goede structuur, daarbij is mijn belangrijkste tip: Gebruik een online boekhoudpakket. Deze zijn ingericht met het oog op de regels waar je administratie en facturen aan moeten voldoen. Bovendien maakt het bijhouden van je administratie minder foutgevoelig dan met Excel en zijn eventuele fouten makkelijk op te sporen.

Met de huidige pakketten wordt heel wat denkwerk van je overgenomen. Als je van een kwartaal al je facturen, bonnetjes en banktransacties hebt ingeboekt, kan je vaak vanuit het pakket direct je btw-aangifte indienen en soms zelfs meteen betalen. Met inboeken bedoel ik het invoeren van een factuur door het overnemen van de relatie en factuurgegevens (o.a het btw-tarief en de bedragen). Hierbij is het natuurlijk belangrijk om op te letten dat je de juiste gegevens invoert zodat je een kloppende aangifte doet. Verder maken deze pakketten automatisch de rapporten die je nodig hebt voor je belastingaangifte, zoals een balans. 

Zoek een pakket wat goed bij je past, de meeste bieden een gratis proefperiode aan om eens te proberen. Ikzelf gebruik Moneybird. Dat is een intuïtief programma en heeft een aantal hele handige functies voor freelancers. Zo kan je bijvoorbeeld je urenregistratie invoeren en daar heel gemakkelijk een verkoopfactuur van maken. Ook scant Moneybird de inkoopfacturen en bonnen. Dan hoef je zelf minder over te schrijven om de factuur in te boeken. Naast Moneybird zijn er heel veel pakketten op de markt die geschikt zijn voor zzp’ers. Het kan interessant zijn om bij vakgenoten te vragen welk pakket zij gebruiken. Wellicht sluit datzelfde pakket goed aan bij jouw onderneming,

Zorg voor regelmaat

Ik raad al mijn klanten aan om wekelijks een kwartiertje in te plannen om de administratie bij te werken. Daarnaast kan je meteen al je facturen versturen. Hiermee houd je je werklast klein. Met een goed boekhoudpakket is dit een fluitje van een cent. Doe dit vooral wanneer je meteen denkt: ‘’Hier ben ik toch veel te druk voor?!’’. Op een gegeven moment moet je wel je administratie bijhouden. Niks is zo vervelend om op 30 april je 8ste bak koffie achterover te slaan, vervolgens zuchtend je Excel bij te werken met een stapel facturen op je bureau. Het is een kwestie van prioriteiten stellen.

Durf om hulp te vragen

Jij bent gaan ondernemen omdat je een passie hebt en/of je ergens goed in bent. Administratie en belastingen vallen hier vast niet onder. Vraag bijvoorbeeld advies aan collega freelancers. Er is vast een LinkedIn groep die past bij jouw expertise of neem een kijkje op het forum Higherlevel.nl. Gun jezelf een helpende hand. Een goede boekhouder of belastingadviseur die met je meekijkt. Zoek een moderne adviseur die flexibel zijn diensten kan afstemmen op jouw behoefte. Bij voorkeur met ervaring in jouw gekozen boekhoudpakket. Zeker handig als plots je situatie veranderd en je staat te springen om nieuwe adviezen.

Tips voor wanneer je zelf belastingaangifte doet

Om af te sluiten heb ik een paar praktische tips, voor wanneer je zelf je aangifte inkomstenbelasting wil indienen.

Tip 1: vraag tijdig uitstel aan wanneer je meer tijd nodig hebt

Je vraagt bij de Belastingdienst heel gemakkelijk uitstel aan tot 1 september. Hiermee creëer je voor jezelf de rust om je administratie te verzamelen en uit te zoeken. Je geeft jezelf daarmee meer tijd om bijvoorbeeld onderzoek te doen naar de aftrekposten. Vraag je uitstel wel aan voor 1 mei.

Tip 2: gebruik de checklist van de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een aantal handige checklists op hun site geplaatst. De belangrijkste voor jou als ondernemer is de aangiftechecklist voor ondernemers. Het is belangrijk dat je administratie correct is. Dat is de basis van je aangifte als ondernemer. Ik zie het vaak fout gaan bij het juist verwerken van investeringen, telefoonkosten en eten & drinken wat onterecht zakelijk is verwerkt. Hier wordt op ingehaakt bij stap 4 uit de checklist.

Uiteraard is er ook een overzicht van welke gegevens je allemaal nodig hebt voor je aangifte. Tot slot kan het interessant zijn om eens de hoofdpagina over de inkomstenbelasting door te nemen. Je vindt daar bijvoorbeeld informatie waar je extra rekening mee moet houden als je een eigen huis hebt gekocht en een overzicht van alle aftrekposten. 

Tip 3: maak indien mogelijk gebruik van de versoepeling rondom urencriterium

Als freelancer ben je waarschijnlijk een urenfabriek. Heb je door corona het afgelopen jaar minder uren gewerkt? In de periode van 1 maart tot 1 oktober 2020 mag je 24 uur per week noteren, zelfs als je niet gewerkt hebt. Zo wordt het voor jou als getroffen ondernemer toch mogelijk om je aftrekposten te benutten.

Tip 4: check of je minder belasting kan betalen

Vind je nou dat je teveel belasting moet betalen? Wanneer je voldoet aan het urencriterium, is er een manier om je winst wat te verlagen. Je mag een vast percentage (9,44% in 2020) van je winst afhalen en toevoegen aan je oudedagsreserve. Let er hierbij wel op dat dit potje niet groter mag zijn dan je eigen vermogen. Over dit bedrag ga je later belasting betalen. Het kan slim zijn dit af te storten op een pensioenrekening. Je bouwt dan aan je eigen pensioen en het bedrag op een geblokkeerde pensioenrekening telt niet mee met je vermogen.

Over Thom: Ik, Thom Stam, creëer ruimte voor mensen en organisaties zodat zij optimaal hun creativiteit, passie of ambitie kunnen manifesteren. Ik hou van structuur, van cijfers maar bovenal van verbinding met mensen. Als de Reizende Boekhouder breng ik deze elementen samen. Ik begeleid veelal freelancers met het zelf bijhouden van hun boekhouding. In simpele taal uitleg geven (als het moet een 2e of 3e keer) en wanneer het te complex wordt neem ik werk uit handen. Mijn doel is rust en helderheid creëren voor de ondernemer.