Of je het nu leuk vindt of niet, als ondernemer ben je verplicht om een administratie te voeren. Tegenwoordig is de administratie voor iedereen een fluitje van een cent. Echt! Of je het fluitend doet, dat laten we verder buiten beschouwing. Met deze 5 praktische tips kun je in ieder geval je administratie op een eenvoudige manier bijhouden en wellicht ga je het nog leuk vinden ook.
1. Gebruik een online boekhoudprogramma
Wanneer je nog gebruik maakt van Excel, hoe groot of klein je administratie ook is, stop daarmee! Je hebt tegenwoordig zoveel handige (en zelfs gratis) online boekhoudprogramma’s. Een goed voorbeeld hiervan is Moneybird. Offertes opstellen, versturen en online laten ondertekenen, inkoopfacturen en bonnetjes verwerken, verkoopfacturen opmaken en versturen, automatische betalingsherinneringen verzenden, banktransacties koppelen, contactpersonen bijhouden en zelfs uren registreren is allemaal mogelijk en zelfs meer. Plus je documenten worden netjes in de cloud bewaard, zodat je meteen aan de bewaarplicht van de Belastingdienst voldoet. Daarnaast heb je een up-to-date administratie en in één oogopslag overzicht middels het dashboard met je resultatenrekening, balans, btw-overzicht en een debiteuren- en crediteuren overzicht. Mits je uiteraard je administratie bijhoudt.
2. Automatiseren is tijd besparen
Online boekhoudprogramma’s zijn tegenwoordig zo ingericht dat veel geautomatiseerd kan worden. Een voorbeeld: boek jij je inkoopfactuur netjes in, dan wordt de banktransactie automatisch gekoppeld. Scheelt jou weer een handeling. Hoe langer je ermee werkt, des te eerder de software iets herkent en meteen verwerkt. Veel boekhoudprogramma’s werken met handige koppelingen, zoals een bankkoppeling. Zodoende hoef je niks zelf meer te uploaden of handmatig bankmutaties in te voeren. Tijd kost geld, dus tel uit je winst.
3. Verwerk kleine taken direct
Zaken die binnen 2 minuten gedaan kunnen worden; handel deze meteen af. Dan is het meteen uit je hoofd en kun je het verder loslaten. Heb je een inkoopfactuur ontvangen? Mail of upload deze meteen naar je boekhoudprogramma om later te verwerken. Heb je een los bonnetje? Maak een foto en stuur deze direct door naar je boekhoudpakket, om later te verwerken. Leer jezelf een vaste werkwijze aan, zodat je dit automatisch doet. Hoef je je vervolgens niet druk te maken of je het bonnetje nu wel of niet hebt ingeschoten. Aan het einde van het kwartaal wil je niet alsnog op zoek naar dat ene bonnetje.
4. Vaste prik in je agenda
Afhankelijk van hoe groot je administratie is, kies je voor een dagelijks, wekelijks of maandelijks moment om je administratie te verwerken. Zet een reminder in je agenda, blok standaard tijd in je planner en zorg voor ritme in de administratie. Je zult merken dat een ritme ervoor zorgt dat je er uiteindelijk minder werk aan hebt. Houd je het netjes bij, dan zijn die kwartaalaangiftes zo gedaan. Bij Moneybird staat deze al voor je klaar, een snelle check en je dient deze zo in bij de Belastingdienst zonder in te hoeven loggen via het Belastingportaal.
5. Meer inzicht in je financiën met Profit First methode
Financieel inzicht is belangrijk voor een gezond bedrijf. Een methode om perfect inzage te krijgen in je administratie is de Profit First methode. Er wordt hierbij niet uitgegaan van de standaardformule: Omzet – Kosten = Winst, maar van Omzet – Winst = Kosten. Dat vergt een stukje omdenken, maar is simpel en effectief. Deze methode werkt aan de hand van potjes. Twee keer per maand verdeel je al je ontvangsten met vaste percentages over de potjes winst, salaris, belastingen, kosten en een eventuele buffer.
Voor degene die niet bekend zijn met deze methode, klinkt het waarschijnlijk best gek om ‘winst’ opzij te zetten. Het idee erachter is dat je voorkomt dat je je winst uitgeeft zonder dat je het in de gaten hebt. Ondertussen zet je automatisch voldoende opzij voor de belastingen. Je rekeningen betaal je twee keer per maand en kom je hierbij tekort, dan weet je meteen dat je of te weinig omzet hebt gedraaid, óf te veel hebt uitgegeven. Nooit eerder van Profit First gehoord? Het loont om je hierin eens te verdiepen.
Kortom: met ritme en een beetje gezond verstand is je administratie zo weer bij. Hopelijk helpen deze praktische tips je goed op weg.
Blijft de administratie een energievreter en hoofdpijndossier waar je écht geen zin in hebt en bovendien nooit zult krijgen? Maak het jezelf makkelijk, bespaar jezelf de frustraties en besteed het uit. Jij levert alle stukken aan en laat een Virtual Assistant, boekhouder of accountant alles netjes verwerken. Dit kun je voor een deel van je financiële administratie doen of gelijk alle administratie uit handen geven. Voor ieder wat wils. Uiteindelijk houd je meer tijd én energie over voor je eigen onderneming, voor hetgeen waar jij goed in bent! Daar doe je het toch voor?
Deze blog is geschreven door freelancer Ryanne Ruijsbroek. Je kunt Ryanne als virtual assistant inhuren via Jellow.
Over Ryanne: Ik ben een geoliede structuurmachine en een orde-in-de-chaos-schepper met een creatief oog en een vlotte pen. Naast Studio No.83 ben ik moeder, houd ik van reizen, van koken en lekker eten, van samenzijn met vrienden en familie, ben ik trots op mijn Indo roots, doe ik aan zaalvoetbal, ga ik dolgraag op wintersport en geniet ik van eropuit gaan met mijn gezin.
