Werknemers, waaronder ook freelancers, zijn de motor van jouw bedrijf. En voor een kickstart met een nieuwe freelancer is een goede onboarding hartstikke belangrijk. Lees hier de 7 stappen die je helpen om freelancer te onboarden.
Waar je in het begin vooral denkt aan het vinden van de beste, meest geschikte freelancer, komt het volgende om de hoek kijken wanneer je een freelancer aanneemt: het onboardingsproces. Een speciaal onboardingsproces voor freelancers helpt jou bij het efficiënt laten verlopen van de samenwerking met de freelancer. Uit onze ervaring blijkt, dat freelancers (en vaste medewerkers) eerder productief zijn en zich sneller betrokken voelen wanneer we onderstaand ‘stappenplan’ volgen.
Wij geven je graag een kijkje in de keuken, omdat we denken dat zo’n proces jou ook kan helpen met een efficiënte samenwerking met flexwerkers. 7 stappen die van belang zijn bij de onboarding van freelancers
Stap 1. Praat binnen je bedrijf over de komst van de freelancers
Verrassingen zijn altijd leuk, tenzij je als freelancer ergens komt werken en niemand weet wie je bent en wat je komt doen. Daarom is het belangrijk dat je als opdrachtgever binnen je organisatie praat over de komst van freelancer(s). Je kan bijvoorbeeld een mail, memo of bericht rond sturen of ophangen, waarin je vertelt wie de freelancer is en welke taken zij/hij op zich neemt. Zo krijg je geen ongemakkelijke momenten of vragende gezichten wanneer een onbekend iemand aan de lunchtafel zit. Prettig voor de freelancer en prettig voor de vaste medewerkers.
Stap 2. Laat het kantoor (virtueel) zien.
Een connectie tussen organisatie en freelancer is belangrijk. Waarschijnlijk is er al een connectie tussen jou en de freelancer, maar om het maximale uit de samenwerking te halen is het ook handig wanneer jouw collega’s de freelancer(s) ook leren kennen. Dit kan bijvoorbeeld door een rondje te doen door jullie kantoor, in het echt of via bijvoorbeeld een hang-out. Niet alleen weten de freelancers ‘met wie’ zij te maken hebben, jouw collega’s weten ook wie de freelancer is. Dat zal het samenwerkingsniveau naar het volgende level tillen. Daarnaast is het voor de freelancers fijn wanneer zij weten waar ze, bijvoorbeeld, de koffiekamer of printer kunnen vinden, zodat ze niet door het pand hoeven te zwerven.
Tips:
- Nodig de freelancer uit voor een welkomstgesprek & tour
- Heeft de freelancer een ‘speciale plek’ bij jou op kantoor? Dan kan je bijvoorbeeld ook een pot snoep neerzetten. Zo weten jouw collega’s dat zij/hij de nieuwe freelancer is, en vaak lopen collega’s toch even naar zo’n pot snoep toe en zullen dan tegelijkertijd kennismaken met de freelancer.
- Met Google Hangouts (of een andere manier om een videogesprek te houden kan je ook een virtuele tour houden wanneer een freelancer remote werkt.
Stap 3. Geef uitleg over het merk
Waarschijnlijk is de freelancer al bekend met jouw merk en wat het uitstraalt naar buiten, maar het is belangrijk om ook de interne cultuur te begrijpen. Bijvoorbeeld de structuur, visie, doelen, strategie, belangrijkste ontwikkelingen en de cultuur. De onderlinge communicatie is ook bij elk bedrijf anders, dus het is fijn voor de freelancer om zich aan te kunnen passen.
Binnen sommige bedrijven is het prima om communicatie via mails te laten verlopen; anderen vinden het prettig om alles op Slack te overleggen; weer anderen hebben een Google Drive waarin tegelijkertijd gewerkt wordt aan producten. Zeker wanneer je als freelancer tijdelijk bij een organisatie werkt, en soms ook nog remote, is het niet altijd even makkelijk om de interne cultuur te begrijpen. Misschien wordt er een bepaalde jargon gebruikt? Dan is het handig als ook de freelancer dat begrijpt.
Tips:
- Geef uitleg over de visie van jouw organisatie Vertel over de doelen van het bedrijf en de belangrijkste ontwikkelingen
- Laat voorbeelden zien over hoe de communicatie binnen het bedrijf werkt
- Is er een brandbook? Laat deze dan zien
- Vertel aan de freelancer wat haar/zijn rol is binnen het bedrijf en wat van haar/hem verwacht wordt, ook op het gebied van communicatie
Stap 4. Zorg dat alle benodigdheden klaar liggen
De eerste dag van een freelancer bij een nieuwe opdrachtgever is altijd even wennen. Het is even zoeken hoe alles werkt, bij wie je moet zijn voor vragen, en als de freelancer bij jou op kantoor werkt is het even zoeken waar alles ligt. Om het starten zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het handig dat je alles wat mogelijk is goed voorbereidt. Krijgt de freelancer een werkplek bij jou op kantoor? Zorg dan dat alles goed opgeruimd is, eventuele software up-to-date is en de benodigdheden aanwezig zijn.
Daarnaast is het belangrijk dat de details van de opdracht klaar liggen. Je wil natuurlijk dat een freelancer direct lekker aan de slag kan. Het zou zonde zijn als jullie beiden tijd kwijt zijn aan het zoeken van spullen, papieren en/of bestanden omdat jij niet georganiseerd genoeg bent. Heeft een freelancer bepaalde bestanden nodig zoals een brandbook? Zorg dat deze dan klaar liggen.
Tips:
- Vraag van te voren wat een freelancer nodig heeft om de opdracht goed uit te voeren. Zij zijn uiteindelijk de expert op het gebied en weten hebben ervaring met het werken bij ‘een nieuwe opdrachtgever’. Waarschijnlijk weten zijn precies wat ze nodig hebben van jou, zodat jij dit goed voor kan bereiden.
- Sommige bedrijven vinden het handig om een stand-up te doen. Een stand-up houdt in dat, bijvoorbeeld op maandag voor de lunch, iedereen in een rondje gaat staan en vertelt waar zij/hij mee bezig is en wat de doelen van de week zijn. Includeer de freelancer(s) in een stand-up, zodat zij een overzicht krijgen van de werkzaamheden van jouw collega’s
Stap 5. Wijs iemand aan waarbij zij hun vragen kwijt kunnen
Een freelancer zal vragen hebben en het is belangrijk dat er een omgeving is waarin zij/ hij deze kan stellen. En ik kan me voorstellen dat niet iedereen daar constant tijd voor heeft. Omdat het niet echt lekker werkt wanneer je als freelancer met een vraag van het kastje naar de muur wordt gestuurd, is het handig voor de freelancers om te weten bij wie ze ‘moeten zijn’. Een voorstelronde (Stap 2) kan hiervoor al inzicht geven, maar het is nog prettiger (vooral in het begin) wanneer een freelancer iemand heeft waar zij/hij naar toe kan.
Tips:
- Wijs een toegankelijke, behulpzame en deskundige collega aan als contactpersoon voor de freelancers. Deze contactpersoon kan hen verder helpen tot het moment dat ze zelf helemaal vertrouwd zijn in jouw organisatie.
- Wanneer het niet mogelijk is om 1 persoon aan te wijzen als ‘contactpersoon’ van de freelancers, kan het handig zijn om een lijst met namen en contactgegevens aan de freelancer te geven. Zodat de freelancer weet bij welke persoon zij/hij moet zijn voor bepaalde vragen.
Stap 6. Behandel freelancers als jouw fulltime personeel
Wanneer jij graag wil dat een goede freelancer zich aan jouw organisatie bindt, is het van belang dat jij ze als jouw fulltime personeel behandelt. Want niets is fijner dan wanneer je onderdeel van de groep bent en jij je gewaardeerd voelt. Wanneer bedrijven freelancers hetzelfde behandelen als hun vaste medewerkers, ontstaat er meer binding. En binding uit zich onder andere in loyaliteit en vertrouwen, wat vrij essentieel is voor de samenwerking.
Tips:
- Nodig de freelancers uit voor de vrijmibo
- Vraag ze mee naar teamuitjes
- Geef jij je medewerkers een kerstpakket? Geef de freelancer(s) er dan ook een!
- Zorg dat het beleid hetzelfde is voor vaste medewerkers als freelancers
- Vraag ook freelancers voor feedback
- Stel trainingen die mogelijk zijn voor vaste medewerkers ook beschikbaar voor freelancers
Stap 7. Check regelmatig in
Freelancers zijn onafhankelijk en weten hoe het is om voor zichzelf te werken. Ze zijn niet voor niets freelancers. Maar het is soms wel fijn om wat contactmomenten te hebben of om wat begeleiding te krijgen. Zeker voor de samenwerking en eventuele samenwerking in de toekomst, kan het nooit kwaad om de freelancer(s) vaker te spreken dan alleen bij het binnenhalen en het doei zeggen. Daarom is het een goed idee om regelmatig in te checken bij de freelancer, om te kijken hoe de opdracht en de samenwerking gaat. Plan daarvoor een aantal afspraken, bijvoorbeeld één keer per maand.
Een goed onboardingsproces kan ervoor zorgen dat freelancers zich welkom en gewaardeerd voelen bij jouw bedrijf. Wanneer dit het geval is, zullen zij zich ook verbonden voelen met jouw bedrijf. Dit resulteert niet alleen in openlijke, eerlijke communicatie en loyaliteit, maar vooral in een prettige en efficiënte samenwerking voor nu en waarschijnlijk ook voor in de toekomst.
