Voor veel bedrijven is het complex om de groeiende stroom aan inhuur goed te organiseren. Bedrijven willen zich immers zoveel mogelijk richten op hun core-business. En daarom besteden ze ingewikkelde processen, zoals de inhuur van flexibel personeel, liever uit aan andere partijen.
Toch zien wij steeds meer bedrijven die ervoor openstaan om zelf teams op- en af te schalen, zonder de hulp van intermediairs. Het doel is om sneller te schakelen en de kosten op een tussenpartij te besparen. Maar hoe pak je de regie terug op je flexibele inhuur wanneer je samenwerkt met een of meerdere intermediairs?
“Zelf op- en afschalen, zonder hulp van intermediairs”
Welke rol nemen intermediairs in?
Volgens de Kamer van Koophandel kan een intermediair op twee manieren zijn dienstverlening aanbieden: via bemiddeling of tussenkomst. Wanneer er volgens een bemiddelingsovereenkomst wordt gewerkt, brengt de intermediair beide partijen bij elkaar en legt dit vast. In dit geval is de bemiddelaar geen partij bij de overeenkomst tussen de opdrachtgever en freelancer. Bij een tussenkomstmodel is dit wel het geval: de intermediair neemt dan de rol van opdrachtgever voor de freelancer in en vormt op die manier een tussenliggende schakel in de keten.
In het verleden zijn bedrijven gaan samenwerken met intermediairs met het oog op efficiëntie en gemak. Sommige bedrijven hebben ervoor gekozen om bepaalde processen nog zelf in de hand te houden, maar veel organisaties besteden juist het hele inhuurproces uit. Het risico in het laatste geval is dat de organisatie zelf geen regie heeft over de inhuur, doordat er niemand verantwoordelijk is voor dit proces. Dat kan ertoe leiden dat er minder goed zicht is op de arbeidskosten die gemaakt worden en het lastiger is om een strategisch personeelsbeleid te voeren.
Wat kan jij eraan doen om de regie te nemen over de inhuur van flexibel personeel?
Allereerst is het belangrijk af te spreken wie er verantwoordelijkheid draagt voor de inhuur van freelancer in de organisatie. Dit klinkt wellicht simpel, maar bij een groot deel van de bedrijven zijn er meerdere afdelingen verantwoordelijk voor een gedeelte van het inhuurproces. Zo kan de inhurende manager bepalen met welke freelancers wordt samengewerkt, terwijl HR of de afdeling Inkoop de juridische en financiële aspecten voor hun rekening nemen. De vraag is dan natuurlijk: wie draagt de verantwoordelijkheid over de inhuur van flexibel personeel?
Volgens experts op de arbeidsmarkt is HR de aangewezen afdeling om de regie te nemen over het inhuurproces, aldus de whitepaper van Visma | Raet. Dit betekent niet dat HR bepaalt welke freelancers ingehuurd moeten worden, maar wel op welke manier zij worden ingehuurd. Wanneer deze processen goed worden vormgegeven, kan de organisatie snel en adequaat een beroep doen op geschikte freelancers, waarbij alle afdelingen goed samen kunnen werken. Een goede manier om deze processen in te richten is door gebruik te maken van een digitaal systeem, zoals een FMS of VMS.
Wat is FMS of VMS?
Een Freelance Management Systeem (FMS) of een Vendor Management Systeem (VMS) is een systeem waarmee je grip krijgt op je inhuur. De software biedt de mogelijkheid om alle stappen in het inhuurproces digitaal te regelen, van aanvraag tot facturering. Hierdoor kunnen alle betrokken afdelingen makkelijk samenwerken en kun je weer grip krijgen op je freelance inhuur. Met het gebruik van een FMS of VMS kun je ook makkelijker samenwerken met intermediairs, doordat zij ook geïntegreerd kunnen worden in het systeem.
Op deze manier ontstaat er een systeem waarbij je zowel de voordelen van het werken met een intermediair kan benutten zonder de nadelen hiervan te ondervinden. Het gebruik van een FMS of VMS stelt je namelijk in staat om de inhuur van al het flexibele personeel in kaart te brengen. Zo kun je altijd een beroep doen op een bemiddelaar, zonder dat je het risico loopt de controle te verliezen. Mocht je volledig onafhankelijk willen zijn van intermediairs dan bestaat er ook de mogelijkheid om via je FMS in aanraking te komen met freelancers, zoals bij Jellow.
Dit is het moment om de regie nemen over je flexibele schil
Wil jij regie over je flexibele schil, of zoek je een freelancer? Meld je dan aan bij Jellow.
Ook al ben je niet van plan als organisatie om al het flexibele personeel voortaan zelf in te huren, het gebruik van een FMS of VMS blijft een goede investering. Het aantal flexwerkers is de afgelopen 15 jaar met driekwart gegroeid, van 1,1 miljoen naar bijna 2 miljoen, zo blijkt uit onderzoek van het CBS en TNO. Deze ontwikkeling speelt overigens niet alleen in Nederland, en de Europese Unie verwacht dat deze trend zich ook de komende jaren zal voortzetten.
Met het oog op de toekomst wordt het steeds belangrijker om de regie (terug) te pakken op de flexibele inhuur. Bedrijven die dit niet doen zullen meer en meer de gevolgen hiervan ondervinden en lopen het risico afhankelijk te raken van intermediairs. Spreek dus af wie er verantwoordelijk is voor de freelance inhuur en ga aan de slag met een FMS of VMS, anders mis je straks de boot!
