Tips voor en door freelancers. In deze blog vertelt Tanja Vos, Structuurcoach, waarom focus zo belangrijk is en geeft jou tips om je eigen focus te creëren of verbeteren.
Je zet je kopje koffie naast je neer en ademt nog even diep in. Zo, vandaag ga je écht aan de slag met die rapportage waar jouw opdrachtgever al een week op wacht. Je hebt alle informatie, het moet alleen nog even samenkomen in dit bestand. Hup, aan de slag. Dan komt er toch nog een mailtje binnen waar je echt meteen op moet reageren. Het liefst bel je er voor de zekerheid nog even achteraan. Als je een paar zinnen in de rapportage hebt getypt word je gebeld door een onbekend nummer. Je neemt toch nog even op om te zien wie het is. Daarna scroll je even door LinkedIn en like je een paar berichtjes. Oh, je moest nog op de DM van Tom reageren. Snel doen dan maar. Oke, terug naar de rapportage. PLING, komt er weer een mailtje binnen. Waar gaat dit precies over?
Je snapt waar ik naartoe wil. Twee uur later heb je nauwelijks een paar zinnen getypt en zit je gefrustreerd achter je laptop omdat je het gevoel hebt wéér niet vooruit te komen met je werk. En dat is ook zo. Je laat je afleiden, waardoor er geen ruimte is om te focussen op datgene wat op dit moment het allerbelangrijkste is. In deze blog gaan we aan de slag met die focus.
Het belang van focus
Waarom je die focus wilt hebben? Focus leidt tot flow. Wanneer je werkt vanuit flow, gaat het als vanzelf. Moeiteloos. Ineens lukt het je om binnen een uur dat rapport af te krijgen en doe je er niet de hele middag over. Puur omdat je niet continu afgeleid raakt. Bij een onderbreking op je werk hebben je hersenen extra tijd nodig om ‘er weer in’ te komen. Als jij tijdens het schrijven van het rapport gebeld wordt, kan het wel een kwartier duren voordat je weer in je flow zit. Gevolg: je voelt je gefrustreerd en doet veel langer over het afronden van taken dan eigenlijk nodig is.
Het gevaar van Fear Of Missing Out
Beetje een inkoppertje hoor, maar de grootste afleiders zijn jouw mailbox, je socials en je telefoon. Dat wist je vast al wel. En waarschijnlijk heb je ook al gemerkt dat het niet zo makkelijk is om je hierdoor níet te laten afleiden. Je wil goed bereikbaar zijn voor je opdrachtgevers en (potentiële) klanten. Weten wat er speelt, wat er gebeurt.
Dat is de grote uitdaging. De angst voor het niet bereikbaar zijn en iets belangrijks te missen zorgt ervoor dat je continu AAN staat. Maar als je nooit ruimte hebt om in alle rust ergens aan te werken, ga je ook nooit echt grote stappen zetten. Vaak probeer je die ruimte ergens anders te vinden, bijvoorbeeld door ’s avonds te werken omdat je weet dat je dan tenminste niet continu mails binnen krijgt. Hierdoor kun je niet meer UIT staan en niet opladen. Eigenlijk is dit een gevalletje wachten tot het écht mis gaat. Niet voor niets heeft 17% van de beroepsbevolking in Nederland last van burn out klachten.
Bepaal het kader waarbinnen jij werkt
Tijd voor het aanbrengen van meer focus in jouw freelance leven dus! Hoe je dat kunt doen? Het begint met het stellen van een duidelijk kader waarbinnen jij gaat werken.
Tip 1: Bepaal jouw prioriteiten
Als je geen prioriteiten stelt, weet je ook niet waar je aandacht naartoe moet gaan. Dan loop je het risico dat je 100 dingen tegelijk doet. Wat is dit kwartaal voor jou het allerbelangrijkste? Wat wil je bereiken? Vanuit daar kun je elke maand, week en dag opnieuw je prioriteiten bepalen.
Tip 2: Geef je grenzen aan bij jouw opdrachtgevers
Maak duidelijke afspraken met klanten en opdrachtgevers over jouw bereikbaarheid. Wat kunnen ze wel en niet van jou verwachten. Flexibiliteit is belangrijk, maar dat is wat anders dan 24/7 bereikbaar zijn. Door dit duidelijk samen af te stemmen creëer je rust voor jezelf.
Tip 3: Maak een goede weekplanning
Nee, niet alles hoeft op de minuut ingepland te staan. Liever heb je elke dag 1,5 uur aan ‘witruimte’ in je agenda staan zodat je genoeg tijd hebt om in te haken op wat er ad hoc nog voorbij komt. Door vooruit te kijken en die dingen in te plannen die top prioriteit zijn, weet je zeker dat je het werk gedaan krijgt dat moet gebeuren. Het kan goed werken om themadagen in te richten. Werk bijvoorbeeld op maandag voor opdrachtgever X, op dinsdag aan je persoonlijke ontwikkeling en op woensdag aan al je afspraken. Zo’n indeling geeft veel rust en duidelijkheid.
Zo behoud jij je focus tijdens je werk
Als je vervolgens aan een belangrijke taak gaat werken, kun je een paar dingen doen om die focus ook echt te ervaren.
Tip 1: Zet alles uit wat je niet nodig hebt
Je e-mailprogramma, notificaties, openstaande tabbladen. Alles wat je af kan leiden sluit je af of zet je uit. Zorg ervoor dat je alleen datgene open hebt staan waar je op dit moment mee aan de slag wilt gaan.
Tip 2: Begin met een meditatie
Mediteren is allang niks zweverigs meer. Het is wetenschappelijk bewezen dat het ontzettend gezond is om te doen. Het maakt je alerter, verhoogt je concentratie en vermindert stress. Probeer het eens uit via Headspace of de Meditation Moments app.
Tip 3: Leg je telefoon weg
Zet hem op vliegtuigstand en leg hem – tijdens je focustijd – in een andere kamer. Dan is de drempel lekker hoog om hem te pakken. Voelt dit als een stap te ver? Gebruik dan een focus app zoals Forest. Hier geef je aan hoe lang je met focus wilt werken. In die tijd groeit er een boompje in je eigen bos. Pak je toch je telefoon, sterft de boom af. Dat werkt heel motiverend om die telefoon te laten liggen.
Tip 4: Houd pen en papier bij de hand
Grote kans dat je allerlei dingen te binnen schieten die je nog wilt/moet gaan doen. Schrijf ze op, dan is het uit je hoofd. Na je focustijd kun je hiermee verder.
Tip 5: Houd regelmatig even pauze
Je kunt niet urenlang gefocust werken. Pauze is een belangrijk deel van je dag. Zeker op drukke dagen als je het gevoel hebt dat er geen tijd voor is. De tijd die je verliest met een pauze is kleiner dan het productiviteitsverlies als je doorgaat. Dus neemt die tijd, ook tussen het werk door. Ga niet op je telefoon scrollen maar kijk gewoon even uit het raam of ga een klein stukje wandelen. De beste manier van pauze houden.
Voldoende tips om mee te starten toch? Tijd om iets uit te proberen om te zien of het voor jou werkt. De vertaalslag van theorie naar praktijk is voor iedereen anders. Maar één ding heeft iedereen gemeen: het begint met het zetten van die belangrijke eerste stap. Succes!
Over Tanja: Ik ben Tanja Vos en mijn bedrijf heet &Groei Business Organizing. Als Structuurcoach help ik mijn ‘drukke’ klanten te werken vanuit rust en overzicht. Slimmer werken, in plaats van harder. Een veel fijnere methode om je doelen te bereiken! Omdat er geen ‘one size fits all’ is werk ik met 1-1 sessies en trajecten op maat. Wat we dan concreet doen? Bijvoorbeeld jouw kwartaalplan vorm geven, je werkdag basics (e-mail, agenda, to do lijst) opnieuw inrichten en ervoor zorgen dat je écht aan de slag gaat met die klusjes die je steeds voor je uit schuift. Elke maand heb ik 4 plekjes vrij voor een gratis Structuurboost, waarin ik je help met jouw grootste uitdaging op het gebied van het plannen en organiseren van je werk. En ik vind het leuk om te connecten, dus volg me via Linkedin of Instagram (@engroei) om meer tips van me te ontvangen!
