Wat doet een secretaresse?

Wat is een secretaresse?

Een secretaresse is een veelzijdige ondersteuner van een organisatie en is vaak het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen. Een secretaresse is gespecialiseerd in de secretariële werkzaamheden en heeft in sommige gevallen ook de verantwoordelijkheid voor personele, facilitaire en administratieve werkzaamheden. Binnen het secretariële vak bestaan verschillende specialisaties. Zo zijn de juridisch secretaresse en medische secretaresse het meest voorkomend.

Een Medisch secretaresse heeft in de basis dezelfde vaardigheden als een commerciële secretaresse, maar werkt in een medische omgeving zoals een huisartsenpraktijk of ziekenhuis. Daarnaast heeft een medisch secretaresse kennis van medische terminologie en kan hij/zij goed omgaan met mensen. Een medisch secretaresse is namelijk het aanspreekpunt van zowel patiënten als artsen, mensenkennis en medische kennis is hierbij belangrijk.

Een Juridisch secretaresse heeft in de basis dezelfde vaardigheden als een commerciële secretaresse, maar werkt in een juridische omgeving zoals een rechtbank, advocatenkantoor of een juridische afdeling bij een organisatie. Daarnaast heeft een juridisch secretaresse kennis van het specialisme van de organisatie, zoals strafrecht of mediarecht. 

Een Directiesecretaresse heeft in de basis dezelfde vaardigheden als commerciële secretaresse, maar werkt voor directieleden en managers van bedrijven en organisaties. Dat houdt in dat een directiesecretaresse de agenda beheert en bewaakt van de directieleden waarvoor hij/zij verantwoordelijk is; ze prioriteert taken waar nodig en ontzorgt waar mogelijk. Daarnaast zorgt de directiesecretaresse ervoor dat vergaderingen, bijeenkomsten en andere evenementen administratief en organisatorisch goed geregeld zijn.

Leuk feitje:  Elke derde donderdag van april is het secretaressedag!

Wat doet een secretaresse?

Een secretaresse creëert rust en overzicht en is breed inzetbaar. De secretaresse is het aanspreekpunt van interne collega’s en externen, en zorgt ervoor dat alle communicatie goed en efficiënt afgehandeld wordt. 

Een secretaresse heeft veel verschillende verantwoordelijkheden en werkzaamheden. De belangrijkste werkzaamheden van een secretaresse zijn: 

• Het eerste aanspreekpunten van externen (bezoekers, klanten, etc.) en interne collega’s, zowel fysiek als via de telefoon en email. 
• Het beheren van agenda’s en plannen van vergaderingen
• Het notuleren tijdens vergaderingen
• Administratie en facturatie
• Organiseren van zakelijke bijeenkomsten
• Het archief beheren
• Het uitwerken van notulen, verslagen, rapporten, etc.

De exacte inhoud van de functie is ook afhankelijk van de organisatie waarbij de secretaresse werkt. De volgende verantwoordelijkheden kan een secretaresse ook hebben:

• Contractbeheer
• Evenementen organisatie
• Facilitaire ondersteuning
• Financieel administratieve werkzaamheden

Wat is het verschil tussen een secretaresse en secretaris?

Een secretaris is niet de mannelijke versie van een secretaresse. Het verschil tussen een secretaresse en een secretaris is de inhoud van de functie. Een secretaresse is verantwoordelijk voor alle secretariële werkzaamheden binnen een bedrijf, een secretaris is lid van een bestuur en doet de verslaglegging van een organisatie. Een vrouwelijke secretaris heet ook secretaris. Een mannelijke secretaresse wordt meestal aangeduid als secretarieel medewerker.

Wat verdient een secretaresse?

Een secretaresse in Nederland verdient gemiddeld €2.575 per maand, volgens onderzoek van werkzoeken.nl. Een beginnend secretaresse verdient €2.435, een medior secretaresse verdient €2.605 en een senior secretaresse verdient gemiddeld €2.690 per maand.

Een secretaresse in Nederland verdient volgens onderzoek van werkzoeken.nl gemiddeld €2.575 per maand

Het gemiddelde salaris van een freelance secretaresse hangt af van verschillende variabelen, zoals: opleidingsniveau, ervaring, maar ook per provincie verschilt het salaris en natuurlijk het dienstverband waarin de freelancer werkt.

Wil jij weten wat een normaal tarief is voor een freelance secretaresse? In de tabel hieronder vind je de gemiddelde uurtarieven die freelancers binnen management support rekenen, gespecificeerd op werkervaring. 

Gemiddelde freelance uurtarief in management assistant, support, secretaresse, secretarieel medewerker.

Welke opleiding heeft een secretaresse gevolgd?

Een secretaresse heeft meestal een mbo- of hbo-opleiding in de richting van management support of secretaresse. Voor sommige specialisaties kunnen specifieke- of aanvullende opleidingen worden gevolgd. Zo kan je om juridisch secretaresse te worden, de opleiding secretaresse volgen met een specialisatie richting juridisch. 

• Directiesecretaresse (hbo)
• Management support (hbo)
• Management assistant (mbo, hbo)
• Secretaresse (mbo, hbo)

Als secretaresse is het mogelijk om je verder of breder te ontwikkelen door verschillende cursussen en trainingen te volgen. Dit kan bijvoorbeeld gericht zijn op het verbreden van kennis over bestuurskunde, besluitvorming, redactievaardigheden, maar ook als teamcoach, etc. Bijna voor elke specialisatie zijn verscheidene trainingen en cursussen te vinden. 

De laatste jaren vindt een verschuiving plaats van de secretaresse en secretarieel medewerker naar andere terminologie zoals Personal Assistant, Virtual Assistant & Management Assistant. Deze laatste termen zijn ook populairder geworden. 

Een belangrijk verschil hierin is:

• Secretaresse: werkt voor een organisatie, afdeling, of één persoon.
• Personal Assistant (PA): Een assistent van één persoon.
• Virtual Assistant (VA): Een assistent van een persoon die op afstand werkt. 
• Management Assistant (MA): ondersteunt het management team of de directie. 

Door de vele digitale mogelijkheden, is de functie Virtual Assistant populair geworden om als freelancer uit te voeren. 

Vaardigheden en competenties van een secretaresse

Een goede secretaresse of een goede secretarieel medewerker ontzorgt de afdeling, directie of werkgever waar zij verantwoordelijk voor is zo veel mogelijk zodat zij zo optimaal mogelijk haar werk kan doen. Daarnaast is een goede secretaresse stressbestendig, denkt vooruit en zorgt dat taken gedaan worden. Het liefst nog voordat iemand ernaar vraagt. Daarnaast is het belangrijk dat een secretaresse toekomstbestendig en flexibel is.

Een goede secretaresse is stressbestendig, denkt vooruit en is mondeling en schriftelijk vaardig.

De vaardigheden van een secretaresse op een rij: 

• Stressbestendig. 
• Flexibel 
• Sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie
• Goede digitale/computer-vaardigheden
• Organisatorisch sterk
• Kritisch
• Oog voor detail
• Accuraat
• Flexibel
• Goede time management & multitasking skills

Hoe kan je een secretaresse inzetten voor je bedrijf?

Wanneer heb je nou echt een (freelance) secretaresse nodig? En wat kan een secretaresse betekenen voor jou of jouw bedrijf? Het allerbelangrijkste is dat een secretaresse je veel werk uit handen kan nemen, wat voor jou misschien wel randzaken zijn. Zo kan jij zelf, je bedrijf of een afdeling zich focussen op eigen werkzaamheden in plaats van de randzaken die soms opspelen. Een goede secretaresse zal er namelijk alles aan doen om anderen te ontzorgen zodat de rest kan floreren in hun expertise. 

Wanneer heb je een (freelance) secretaresse echt nodig?

• Wanneer je het belangrijk vindt dat binnen jouw bedrijf of afdeling een persoon (of misschien een heel secretariaat) het aanspreekpunt is voor gasten die (fysiek) binnenkomen. Een secretaresse zorgt voor een hartelijk ontvangst en dat bezoekers of klanten direct geholpen worden. 
• Als er in jouw bedrijf te veel tijd wordt besteed aan het beantwoorden van e-mail en telefoon, en niet altijd de juiste opvolging gegeven kan worden omdat het altijd tussendoor gebeurt. Een secretaresse neemt vaak alle communicatie uit handen. Zowel telefonisch als via de mail. 
• Wanneer er te weinig tijd aan office management wordt besteed en kantoormaterialen altijd op of kwijt zijn. Een secretaresse zorgt ervoor dat het materiaal beheerd wordt en dat dit tijdig wordt besteld wanneer dit nodig is.
• Wanneer het regelen van vergaderruimtes of (personeels)uitjes, altijd last-minute gebeurt, waarbij niemand echt de verantwoordelijkheid heeft of neemt. Een secretaresse is vaak organisatorisch sterk en zorgt dat dit soort dingen gewoonweg geregeld zijn.

Een freelance secretaresse effectief inzetten in 6 stappen:

1. Laat je collega’s weten dat de freelance secretaresse gaat komen voor een zachte landing.
2. Laat de freelance secretaresse direct thuis voelen, door je kantoor (virtueel) te laten zien. Zo krijgt hij/zij direct een goed beeld van het bedrijf en weten ze direct waar en bij wie ze moeten zijn.
3. Geef een duidelijke uitleg over jouw bedrijf, afdeling, team, etc om de interne cultuur ook duidelijk te maken. 
4. Zorg dat alle benodigdheden klaar liggen voor de eerste dag van de freelance secretaresse. Freelancer of niet, het is altijd even zoeken hoe alles werkt, inloggen bij alle (nieuwe) programma’s en om kennis te maken met hoe het reilt en zeilt. Wanneer je zorgt dat alle basis benodigdheden klaarliggen, zorg je voor een vliegende start op de eerste dag. 
5. Geef de freelancer de ruimte en tijd om vragen te stellen, en wijs desnoods een collega aan waarbij hij/zij terecht kan. Door deze ruimte te creëren zorg je ervoor dat een freelancer niet zelf opnieuw het wiel gaat uitvinden, en snel aan informatie komt.
6. Behandel de freelancers als fulltime personeel. Erkenning en waardering zijn bijvoorbeeld voor alle werknemers belangrijk, zo ook voor freelancers. Laat het ze daarom weten!

De 4 voordelen van een freelance secretaresse

Een freelance secretaresse brengt verschillende voordelen met zich mee, namelijk: 

• Een freelance secretaresse wordt ingehuurd voor hun kunde, daarom zijn ze heel gemotiveerd om zich te blijven ontwikkelen. Dat betekent dat je echt met een specialist gaat samenwerken. 
• Een freelancer heeft door het uitvoeren van meerdere opdrachten vaak veel ervaring opgedaan bij verschillende opdrachtgevers. Dit betekent dat zij/hij hoogstwaarschijnlijk brede kennis heeft van het vakgebied. 
• Een freelance secretaresse is flexibel. Dat is een van de redenen waarom ze freelancer zijn geworden. 
• In principe kan je een freelance secretaresse exact inhuren voor de uren waarvoor jij haar/hem nodig hebt. Zo kan je zo optimaal mogelijk samenwerken.

Wat doet een secretaresse bij Jellow?

Bij Jellow is er geen secretaresse actief in het team. Daarom zijn de taken voor een secretaresse zoals hierboven omschreven onderverdeeld in verschillende functies. De financiële zaken vallen onder de verantwoordelijkheid van onze finance professional. Personeelszaken worden door de HR professional uitgevoerd en de office manager is verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken.

Vergaderingen worden per project gepland door de leider of ‘owner’ van het project. Per vergadering worden notulen bijgehouden in een document, die voor iedereen terug te vinden zijn in een gedeelde omgeving. Daarnaast beheert iedereen zijn/haar eigen agenda.