Wat doet een Virtueel Assistent (VA)?

Van de financiële administratie tot het ondersteunen in marketing, social media of het bouwen van websites. Een virtueel assistent is breed inzetbaar en bepaalt zelf zijn/haar specifieke werkzaamheden. Om erachter te komen wat deze functie precies inhoudt en hoe je een VA kunt inzetten voor je bedrijf gingen we in gesprek met Brenda Brekelmans die inmiddels 3,5 jaar werkzaam is als virtueel assistent.

Wat is een virtueel assistent?

Een virtueel assistent, ook wel virtual assistant of VA genoemd, is een ondernemer die mede-ondernemers online (soms op locatie) ondersteunt en adviseert binnen hun onderneming. Eigenlijk kun je het zien als een soort secretaresse of personal assistent op afstand die je online kunt invliegen om de zorgen van de ondernemer uit handen te nemen. Doordat je als VA zelf ook ondernemer bent kan je op een ander niveau met de opdrachtgevers meedenken.

Wat doet een virtueel assistent?

De taken van een virtueel assistent zijn heel uiteenlopend. Bij een virtueel assistent wordt vaak gedacht aan administratieve werkzaamheden. Maar het kan veel breder (of meer specialistisch) zijn dan dat. Zo werk ik zelf vaak als sparringpartner en bepaal gezamenlijk met de opdrachtgever welke taken binnen de organisatie door mij opgepakt kunnen worden. Denk hierbij aan het overnemen van dagelijkse werkzaamheden om het bedrijfsproces op gang te houden. Maar ook het doorvoeren van de huisstijl, ontwerpen van flyers, herinrichten van werkprocessen of het uit handen nemen van social media behoort tot één van de mogelijkheden. Je bent dan echt meewerkend binnen het bedrijf. 

Als ik mezelf zou moeten beschrijven ben ik meer een allround VA die ook goed kan meedenken op strategisch management niveau. Ik verricht daarnaast ook werkzaamheden als freelance online business manager. Hierin heb ik een meer adviserende rol. Maar deze kwaliteiten komen ook goed van pas in mijn VA rol. Dit kan dan ook deels overlappen.

Welke soorten VA’s zijn er?

Veel VA’s zijn allround inzetbaar. Dat is dan ook de kracht van veel VA’s. Ze kunnen breed en flexibel worden ingezet. Maar niet elke virtual assistant is goed in alles. Sommige VA’s specialiseren zich meer op één branche of één programma. Als ik virtual assistants zou moeten categoriseren zou ik grofweg op dit lijstje uitkomen: 

• Boekhoudkundige VA

  Een boekhoudkundige VA is goed in boekhouden en facturatie en kan jouw volledige financiële administratie op orde brengen en onderhouden. Hierbinnen bestaan ook weer VA’s die zich specialiseren. Bijvoorbeeld door te focussen op één programma, zoals een moneybird adviseur.

• Technische VA

  Er zijn ook technische virtual assistants. Zij houden zich voornamelijk bezig met de technische kant die bij het ondernemen komt kijken. Zo kun je gespecialiseerd zijn in het bouwen van WordPress websites of het inrichten van online omgevingen, tools en programma’s. Ideaal wanneer je aan een nieuw project begint of je bedrijf nog aan het opstarten bent.

• VA projectmanager

  Een VA projectmanager kun je zien als een wat ‘zwaardere VA’. Naast het aanbrengen van structuur en overzicht in een project, kan de VA het project ook volledig managen of een team aansturen. Hierbij kun je een VA meer beschouwen als een sidekick waarmee je kunt sparren en die strategisch meedenkt met jouw business.

• VA sociale media / VA content

  Sommige VA’s richten zich volledig op de ondersteuning in sociale media, het schrijven van content of soms zelfs videobewerking. Dit zijn vaak meer langdurige projecten waarvoor ze worden ingezet om content te produceren, te plannen en bij te houden.

• VA administratie & HR

  Je hebt daarnaast VA’s die zich helemaal hebben toegelegd op administratieve taken of Human Resource. Het is dus eigenlijk niet mogelijk om in 1 zin te omschrijven wat een VA doet aangezien het heel divers en uiteenlopend is.

Het aantal ondernemers dat als VA werkt is de laatste aantal jaren flink gestegen.

Een virtueel assistent lijkt een vrij nieuwe functie. Hoe is deze freelance functie de afgelopen jaren ontstaan?

Als je Wikipedia erop na slaat bestaat het beroep al sinds 2012. Echter is het aantal ondernemers dat als VA werkt de laatste aantal jaren flink gestegen. Waar mensen eerst nog verbaasd reageerden op wat ik ging doen als ondernemer en het feit dat ik dat vanuit huis ging doen, weet iedereen sinds Covid hoe goed het mogelijk is om online samen te werken.

Hoe ben jij in deze functie terechtgekomen?

Eind 2018 besloot ik voor mezelf te beginnen nadat ik twee keer achter elkaar door bedrijfseconomische redenen thuis kwam te zitten. Ik wilde niet dat dit voor een derde keer, door slecht werkgeverschap van een ander, zou gebeuren. Op dat moment was ik ook net alleen komen te staan met 4 kinderen. Door als VA te gaan werken kon ik werk en privé perfect combineren. Dus voor mij was het een logische stap om als VA te gaan starten. 

Wat vind jij het leukste aan je expertise? (En aan freelancen)?

Door mijn expertise werk ik nauw samen met diverse, uiteenlopende ondernemers aan hun bedrijf. De energie die je daarvan krijgt, daar doe ik het voor! Samenwerken om hun onderneming beter te laten functioneren. Het inzetten van een helicopterview om bepaalde knelpunten te signaleren en op te lossen. Je ervaart dat specifieke gevoel van vrijheid wat je als ondernemer krijgt maar werkt toch heel nauw samen met mensen, waardoor wel dat teamgevoel ontstaat.

Hoe kunnen bedrijven een VA inzetten? 

Je kan een VA op diverse manieren inzetten, als tijdelijke ondersteuning of vervanging bij bijvoorbeeld ziekte of zwangerschapsverlof van medewerkers. Maar ook op projectbasis of juist langdurige samenwerkingen. Eigenlijk dus heel flexibel. In overleg met een VA is er veel mogelijk. Ben je op zoek naar meer specifieke kennis voor complexere taken dan kun je het beste op zoek naar een specialistische VA.

Je ervaart dat specifieke gevoel van vrijheid wat je als ondernemer krijgt maar werkt toch heel nauw samen met mensen, waardoor wel dat teamgevoel ontstaat.

Wanneer is een VA écht nodig?

Makkelijk gezegd: Als een ondernemer vastloopt in zijn/haar werkzaamheden of als de groei van de organisatie stagneert. Door bepaalde werkzaamheden uit handen te geven kan de ondernemer zich dan weer richten op belangrijkere zaken zodat het bedrijf weer kan groeien.
Wat zijn veel gemaakte fouten die je tegenkomt in het werkveld?
Sommige opdrachtgevers willen te veel uiteenlopende taken bij één persoon neerleggen. Ook een allround VA heeft vaak niet alle expertise in huis. Vaak beschikt een VA, ik ook, wel over een eigen netwerk waarbinnen ze opdrachten aan een ander kunnen uitbesteden of een andere VA kunnen aanraden. Zo zou ik nooit de financiële administratie oppakken. Het eerste wat ik deed toen ik voor mezelf begon als VA was een boekhouder in dienst nemen.

Wat was je leukste, of meest interessante opdracht? En waarom?

Eigenlijk heeft elke opdracht wel iets, juist de diversiteit en afwisseling maakt het zo leuk. Zo heb ik de afgelopen 2,5 jaar voornamelijk in de geboortezorg gewerkt en werk ik nu samen met iemand in de informatievoorziening. Twee totaal verschillende bedrijfstakken met verschillende ondernemers.
Een overeenkomst is wel dat een tweetal startups zijn/waren. Het mee mogen werken aan de start van een nieuw bedrijf blijft bijzonder. Ook om te zien hoe verschillend de diverse ondernemers dit aanpakken maar wel open staan voor mijn feedback en ervaring.

Wij zeiden altijd dat ze het maar over de schutting moest gooien. Toen ik merkte dat dat toch lastig bleek ben ik, voor de grap, in mijn tuin gaan staan bij de schutting met mijn handen omhoog. Klaar om te vangen wat zij zou gooien.

Waar loop je het vaakst tegen aan bij opdrachtgevers?

Dat het voor opdrachtgevers vooraf vaak lastig is om precies aan te geven hoeveel uur de werkzaamheden zullen bedragen. Gelukkig zijn de meeste VA’s heel flexibel en kan je dat in overleg vaak wel bijsturen.

Wat ook interessant is bij sommige opdrachtgevers is dat ze moeite kunnen hebben met het loslaten van bepaalde werkzaamheden. Sommigen zijn daar heel makkelijk in en laten je volledig vrij om zelf alle beslissingen te mogen nemen. Anderen hebben hier juist veel moeite mee.

Zo heb ik meegemaakt dat een opdrachtgeefster tegen een burnout aanhing en het moeilijk vond om dingen volledig uit handen te geven. Wij zeiden altijd dat ze het maar over de schutting moest gooien. Toen ik merkte dat dat toch lastig bleek ben ik, voor de grap, in mijn tuin gaan staan bij de schutting met mijn handen omhoog. Klaar om te vangen wat zij zou gooien. Mijn dochter maakte de foto, waarvan de opdrachtgeefster grapte dat zij hem als herinnering op haar bureau zou zetten. Dat heeft ze gelukkig niet gedaan. Vanaf dat moment ging het wel iets beter en lukte het haar om meer uit handen te geven.

Hoe word je virtual assistant?

Gewoon doen! Zelf ben ik op basis van mijn brede en lange werkervaring er gewoon ingesprongen. Ik heb veel werkervaring als secretaresse, directiesecretaresse, management secretaresse en als marketing coördinator opgedaan. Maar inmiddels zijn er ook diverse opleiders die een goede opleiding aanbieden om Virtueel Assistent te worden als je liever toch iets meer in & outs van het vak wil leren voordat je start.

Heb je tips voor opdrachtgevers die op zoek zijn naar een VA?

Probeer voor jezelf te bepalen waar je behoefte specifiek ligt. Dit om de opdracht zo goed mogelijk te omschrijven en het juiste type en soort VA aan te trekken. Anders word je overspoelt met reacties en ben je al heel veel tijd kwijt voordat je de juiste VA gevonden hebt.

Als Virtual Assistant (VA) of (Online) Business Manager neem ik je graag dingen uit handen. Of het nu gaat om de dagelijkse planning en organisatie of een aantal (ondersteunende) werkzaamheden. Dit alles zodat jij weer tijd en overzicht krijgt om je te richten op andere onderdelen binnen het bedrijf. Ik ben graag jouw rechterhand en sparringpartner. Samen werken wij aan jouw bedrijf! Wil je meer over mij weten of wat ik specifiek voor jou zou kunnen betekenen, kijk gerust op www.vaibe.nl of www.ringgraafbusinessmanagement.nl. Of benader mij via Jellow.