Soms zie je weleens van die berichten voorbij komen: een typische freelancer die lekker in een hangmatje ligt met links de zee, rechts een kokosnoot en een laptop op schoot. De ideale omstandigheden, zou je denken….toch kan het soms ook knap lastig zijn om op afstand te werken.
Al helemaal als je in het buitenland werkt en ook nog eens 7 à 8 uur tijdsverschil hebt, maar dit kan ook wanneer de afstanden niet zo extreem zijn. Face-to-face afspraken lukken soms ook niet als die ene perfecte freelancer net vanuit de zolderkamer in het hoge noorden werkt, terwijl jouw kantoor gevestigd is in de randstad. Als jullie dan toch kiezen om samen te werken, hoe ga je dan eigenlijk om met die afstand?
Als eerste denk je nu natuurlijk aan die hippe technologieën van tegenwoordig. Deze maken het vrij eenvoudig maken om eventjes snel contact te hebben bijvoorbeeld: mailen, bellen, whatsappen, facetimen, skypen, Google hangout etc., maar soms is die afstand nou eenmaal een barrière. Afhankelijk van wat jij en de freelancer/opdrachtgever fijn vindt, kan je het jezelf zo makkelijk (of zo moeilijk) maken als je zelf wilt.
Het handigste is om duidelijke afspraken te maken over de communicatie en spreek vooral je verwachtingen uit. Het zou zonde zijn als veel werk wordt gedaan of veel tijd wordt besteed aan een project, terwijl er door ‘langs elkaar heen te communiceren’ heel iets anders verwacht wordt. Dit kost tijd en geld en dat willen we allemaal niet.
Gezellig kopje koffie, een belletje of een hippe technologie?
Vertrouwen speelt daarbij een cruciale rol. Zeker wanneer je elkaar in sommige gevallen alleen kent van een foto en een stem aan de telefoon is het belangrijk dat je elkaar volledig vertrouwt. Een band tussen een opdrachtgever en freelancer zorgt niet alleen voor een prettige werksfeer, maar wordt zelfs voor opdrachtgevers belangrijker gevonden dan de prijs die betaald wordt. Goede onderlinge communicatie en duidelijke afspraken vormen de basis voor dit vertrouwen.
Het kan zijn dat jij het prettig vindt om misschien wekelijks een videocall te hebben of misschien drie keer per week te bellen, terwijl de persoon waarmee je samenwerkt hier helemaal niet op zit te wachten. Als je hierover van tevoren duidelijk bent geweest kan dit een hoop frustratie voorkomen.
De grootste ergernis op de werkvloer, schijnt namelijk ‘het slecht verlopen van de onderlinge communicatie’ te zijn, zowel op afstand als dichtbij. Daarnaast is het belangrijk dat je beschikbaar bent, of je nou de freelancer of de opdrachtgever bent. Nu hoef je natuurlijk niet dag en nacht je telefoon op volumestand 43 naast je hoofd te hebben zodat je direct kan opnemen wanneer de ander belt, maar het is wel prettig als je beschikbaar bent voor vragen en feedback.
Houd je samenwerking alive!
Naast het feit dat het handig is om überhaupt af en toe hallo te zeggen, is het belangrijk om af te stellen welke communicatiemiddelen de juiste zijn voor jouw opdracht. Er is natuurlijk een ruime keuze aan allerlei kanalen die geschikt zijn voor diverse doeleinden. Het kan handig zijn om jezelf af te vragen of een simpele chat voldoende is, of dat het ook belangrijk is dat er bestanden kunnen worden gedeeld.
Misschien vind je het ook handig om te zien hoe ver een freelancer is met een bepaalde to-do lijst, of misschien zelfs de mogelijkheid om elkaars agenda in te zien. Je kan het zo transparant maken als jij en je opdrachtgever/freelancer willen. Houd met het bepalen van een manier om te communiceren in je achterhoofd dat je een relatie in reallife waarschijnlijk niet zal redden met het sturen van een Whatsappje. Dit geldt ook voor op de werkvloer.
Een praatje onder het genot van een kopje koffie komt toch heel anders over dan een mailtje naar een collega. Daarnaast zijn er wellicht zaken die je liever even bespreekt dan in een paar alinea’s typt. Wees je ervan bewust dat op het moment dat je voor één kanaal kiest om te communiceren, zowel off- en on-topic al snel door elkaar kan komen te staan. Zorg ervoor dat je de chaos voor bent en je geordend te werk gaat om later eventuele misverstanden te kunnen voorkomen.
Een samenwerking tussen opdrachtgever en freelancer is natuurlijk altijd een gok, die soms wat minder uitpakt, maar in de meeste gevallen erg goed bevalt. Soms horen we van opdrachtgevers dat ze bijvoorbeeld alleen telefonisch contact hebben gehad met een freelancer die ze al voor meerdere opdrachten hebben ingehuurd. Deze freelancer kan je tegenwoordig ook kwijt in onze freelancepools. Ben je hier benieuwd naar? Klik dan hier.
Zij weten dus eigenlijk helemaal niet welk gezicht bij de freelancer hoort, terwijl andere opdrachtgevers juist de freelancer bijna zoals een normale werknemer op de vloer hebben rondlopen. Uiteindelijk kies je zelf voor de invulling van een opdracht zoals jullie die beide fijn vinden.
