Freelancers inhuren, wat zijn de spelregels voor ondernemers?
Met het stijgende aantal freelancers is de kans groot dat je nu of binnenkort met freelancers gaat samenwerken. Of misschien doe je dat al op regelmatige basis. Als het zover is en je gaat een freelancer inhuren, is het belangrijk dat je de contracten correct opstelt en de bijbehorende regels van de wet(ten) volgt. Als je hier steken laat vallen, kan dat flink wat kosten.
Om een antwoord te geven op ‘Hoe gaan compliance en freelancers inhuren samen?’, heb ik Karl van der Horst van The Compliance Factory geraadpleegd. The Compliance Factory werkt met Jellow samen en regelt de inhuur van freelancers omtrent contracten, wanneer een opdrachtgever ervoor kiest dit niet zelf te doen, maar via Jellow.
Als eerste geeft Karl aan het dat belangrijk is dat je weet dat je met een freelancer samenwerkt, oftewel met “iemand die tijdelijke diensten verleent buiten een dienstverband voor onbepaalde tijd”. Als dat zo is, of als je dit in de toekomst gaat doen, is het belangrijk dat jij de spelregels omtrent de inhuur kent.
Als bijvoorbeeld uit de contracten blijkt dat er sprake is geweest van een verkapt dienstverband, moeten alsnog loonbelasting en sociale premies afgedragen worden aan de Belastingdienst. Daarnaast kunnen flexwerkers zich ineens beroepen op andere rechten en dat is iets wat beide partijen vaak liever niet willen (ontslagbescherming, doorbetaling bij ziekte, gelijke beloningsrechten en bijvoorbeeld aftrekposten die niet meer gelden).
Onlangs vertelde een HR-manager in een interview dat freelancers bij zijn organisatie nooit langer dan twee jaar worden ingehuurd. Hiermee willen zij voorkomen dat de samenwerking als schijnzelfstandigheid/verkapt dienstverband wordt gezien en beschermen zij hun organisatie tegen de vergoedingen die zij anders ‘moeten’ betalen.
"Je moet voorkomen dat de samenwerking met freelancers als verkapt dienstverband wordt gezien, anders kan het je flink wat kosten"
Het is dan ook van essentieel belang compliant te handelen en te zijn wanneer je freelancers inhuurt. Onder andere om ervoor te zorgen dat freelancers waarmee je samenwerkt achteraf niet als een vaste werknemer worden gezien. Je gaat immers niet voor niets met een freelancer samenwerken in plaats van met een vaste kracht.
Ben jij op zoek naar een freelancer? Vergroot je netwerk met Jellow en meld je hier aan.
Wat houdt compliance / compliant zijn in?
De vertaling van compliant = Volgzaam. Het woord leent zich van het Engelse werkwoord ‘to comply’, wat ‘voldoen aan’ betekent. Compliant zijn betekent dat hoe jij handelt in overeenstemming is met wat gevraagd wordt.
Karl geeft aan dat binnen de flexmarkt compliance betekent dat je afgestemd bent op de vigerende regelgeving. Dit geldt voor het gehele inhuurproces:
- Registratie van kandidaten in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming)
- Het aanbieden van een juiste overeenkomst
- Het administratief afhandelen van uren en facturen
- De betaling van lonen en facturen
- De afhandeling naar de Belastingdienst
Hieronder geeft Karl aan waar je aan moet voldoen om compliant te zijn wanneer je met freelancers samenwerkt.
Waaraan moet je voldoen om compliant te zijn?
-
Registratie van freelancers in het kader van de AVG.
Oftewel, er mogen geen persoonsgegevens uitgewisseld worden zonder toestemming van de persoon. Daarnaast moet ‘de persoon’ invloed hebben op de registratie en het bewaren van die gegevens. De processen om de registratie en ook de vastlegging hiervan moeten voldoen aan de AVG.
-
Het aanbieden van een juiste overeenkomst
De eerste belangrijke wet is de WAB, de Wet Arbeidsmarkt in Balans. Deze wet is sinds 1 januari 2020 in werking. Deze wet zorgt voor het verkleinen van het ongelijke speelveld tussen flex en vast, door een strakke naleving van definities als payrolling of uitzenden, waarbij de gepayrolde dezelfde rechten heeft als de vaste werknemer. Zorg daarom dat je contract ook de WAB naleeft en bewaakt, zowel richting de werknemer als naar de opdrachtgever.
De tweede wet is de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties, oftewel wet DBA. Onder gedefinieerde voorwaarden, de modelovereenkomst, accepteert de Belastingdienst dat de inzet van een zelfstandige in de dienstverlening niet achteraf beoordeeld wordt als een werknemer op basis van een (fictief) dienstverband. Om hieraan te voldoen moet je de goedgekeurde modelovereenkomst bewaken en regelmatig toetsen.
De derde wet die belangrijk is voor vaste werknemers, de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS). En dit had interessant kunnen zijn als de invoering van het minimumtarief voor zzp’ers was doorgegaan. Maar van dit laatste heeft het kabinet afgezien.
-
Administratief afhandelen van uren en facturen
Het is belangrijk dat je de juiste opmaak van de facturen gebruikt inclusief BTW-controle en nummering conform de eisen van de Belastingdienst. Als je hiervan afwijkt, kan dit voor de betrokkenen consequenties hebben. Er kan dan ruimte voor interpretatie ontstaan voor de de Belastingdienst over bijvoorbeeld bovenmatige vergoedingen en arbeidsverhoudingen. Het is belangrijk dat je het BTW-nummer controleert en de afdracht verplichtingen door leveranciers in het kader van Inlenersaansprakelijkheid bewaakt.
Hoe wordt hierop gecontroleerd?
De Belastingdienst gaf aan hier in 2020 scherp(er) op te zijn. Verkapt dienstverband, of schijnzelfstandigheid, is iets wat ze tegen willen gaan om het gat tussen flexwerkers en vaste werknemers te verkleinen.
“Dat betekent dat wij correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen kunnen opleggen, eventueel met een boete. Voor we handhaven, zullen we altijd toezicht uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld beginnen met een bedrijfsbezoek en uitmonden in een boekenonderzoek.”
– De Belastingdienst
Er zijn 3 zaken die de Belastingdienst moet bewijzen voordat zij correctieverplichtingen of naheffingsaanslagen kunnen opleggen, namelijk:
- een (fictieve) dienstbetrekking
- evidente schijnzelfstandigheid
- opzettelijke schijnzelfstandigheid
Binnen The Compliance Factory controleren de contractmanager en de salarisspecialist of alle contracten kloppen. Hier wordt het 4-ogen principe gehanteerd, waarbij de Financial Controller en Directeur ‘meekijken’ naar de inhoud van de overeenkomsten in het kader van compliance.
De meest voorkomende fout die wordt gemaakt omtrent compliance
De meest voorkomende fout is volgens Karl gebrekkige communicatie, waarbij de afspraken niet duidelijk zijn en de verkeerde invoer hiervan in het contract. Dit resulteert in verkeerde voorwaarden en verkeerde prijsafspraken die worden vastgelegd. Houd daarom een standaard ‘template’ aan en dubbelcheck de gemaakte afspraken altijd.
Volg de tips op om compliance te zijn, maar schroom ook niet om hier (toch) een professional, zoals Karl van The Compliance Factory, naar te laten kijken. Dat scheelt wellicht een hoop gedoe voor in de toekomst. Heb je tips die je graag wil toevoegen en/of vragen over de aanpak van ‘compliance’, stuur me dan een bericht.
